Principales responsabilités et tâches :
L’administrateur(trice) de vol peut être affecté(e) de manière temporaire, notamment pendant les jours fériés du client, en cas d’absence du personnel du client ou selon les demandes du Responsable Adjoint des Opérations (ci-après désigné sous le terme « en service »). Les principales responsabilités de l’administrateur(trice) de vol, telles que décrites dans le Manuel d’administration des vols, sont de préparer les itinéraires de voyage pour les équipages tout en coordonnant la logistique nécessaire associée au voyage. L’administrateur(trice) de vol doit posséder une connaissance approfondie des paramètres de planification des vols tout en garantissant une communication précise et en temps voulu des horaires aux membres d’équipage et aux techniciens de maintenance.
Autres responsabilités :
- Lorsqu’il/elle est en service, surveille le statut de tous les vols planifiés et en cours depuis le point de départ jusqu’à la destination finale (suivi des vols)
- S’assure que tous les services au sol, le carburant, les créneaux d’atterrissage/décollage, les agents des douanes, le système eAPIS (Electronic Advance Passenger Information System) et le transport terrestre sont en ordre avant le départ d’un vol
- Informe le Responsable Adjoint des Opérations des éventuels retards ou des conditions affectant la sécurité du vol
- Responsable de la logistique des équipages, en organisant/coordinant le transport terrestre des équipages et leurs hébergements à l’hôtel
- À la demande du département d’Administration des Vols, est responsable de la logistique des passagers, en s’assurant que les demandes de catering et autres requêtes des passagers sont prises en charge
- Veille à ce que tous les plans opérationnels soient conformes aux normes CARs 604 ainsi qu’aux politiques et procédures de l’entreprise
- Effectue des saisies de données et rédige des rapports (par exemple, des affectations de répartition internes).
Profil recherché :
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle administratif ou de support, idéalement dans la gestion de l’aviation ou dans un domaine connexe
- Formation postsecondaire
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (écrit et parlé)
- Compétences et confiance dans l’utilisation de divers programmes informatiques et plateformes technologiques
- Maîtrise avancée de MS Office (Outlook, Excel, Word et PowerPoint)
- Excellentes compétences en service à la clientèle, communication et développement des relations
- Sens aigu de l’organisation et du détail
- Autonomie, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler dans un environnement dynamique
- Fort esprit d’équipe.